De Belgische overheid heeft de voorbije jaren volop ingezet op elektronische facturatie om administratieve processen efficiënter te maken. Peppol en het Mercurius-platform spelen hierin een cruciale rol. Leveranciers die facturen willen verzenden naar de Vlaamse overheid, federale instanties of andere overheidsdiensten, moeten hiervoor gebruikmaken van Peppol en het Mercurius-platform. Maar hoe werkt dit precies? En wat betekent dit voor jouw onderneming?

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van e-facturen en andere documenten. Dit systeem maakt gebruik van Peppol access points, zodat bedrijven veilig en gestandaardiseerd facturen kunnen versturen naar overheidsinstanties en andere ontvangers.

Elk bedrijf dat elektronische facturen wil verzenden via het Peppol-netwerk, moet een erkend Peppol access point gebruiken. Dit access point fungeert als een digitale tussenpersoon tussen de verzender en de overheidsdienst. Dankzij Peppol wordt de uitwisseling van documenten niet alleen veiliger, maar ook sneller en efficiënter.

Het Mercurius Peppol platform: de centrale hub voor e-facturen

De Belgische overheid heeft het Mercurius-platform ontwikkeld om de verwerking van e-facturen te centraliseren. Dit platform fungeert als een digitaal knooppunt waarop alle inkomende facturen voor overheidsinstanties terechtkomen. Wanneer leveranciers een factuur via Peppol verzenden, wordt deze automatisch doorgestuurd naar het juiste overheidsdepartement via Mercurius.

Via Mercurius kunnen overheidsdiensten e-facturen sneller en efficiënter verwerken. Dit betekent dat je als leverancier minder tijd verliest met opvolging en dat facturen sneller worden goedgekeurd en betaald.

Waarom kiezen voor Peppol en Mercurius?

Peppol en Mercurius bieden heel wat voordelen voor bedrijven die facturen naar overheden (B2G) versturen:

  • Uniforme verwerking: Peppol zorgt voor een gestandaardiseerde aanpak, waardoor leveranciers hun e-facturen eenvoudig kunnen verzenden, ongeacht de betrokken overheidsinstantie.
  • Snellere betalingen: Doordat facturen via Mercurius centraal worden verwerkt, kunnen overheden sneller reageren en betalingen uitvoeren.
  • Meer transparantie: Leveranciers en overheidsinstanties hebben dezelfde inzichten in de status van een factuur, wat fouten en misverstanden helpt te voorkomen.
  • Veiligheid: De uitwisseling van e-facturen via Peppol access points zorgt voor een veilige en betrouwbare verzending van documenten.

Hoe verstuur je een factuur via Peppol en Mercurius?

Om een e-factuur naar de overheid te versturen, heb je een Peppol access point nodig. Via dit access point wordt je factuur doorgestuurd naar het Mercurius-platform, waarna de juiste overheidsdienst de factuur kan verwerken. Dit proces verloopt volledig automatisch, zonder tussenkomst van papieren documenten of e-mails.

Indien je onderneming nog geen gebruik maakt van een facturatiesysteem dat is aangesloten op Peppol, kan je het Mercurius-platform tijdelijk gebruiken om handmatig e-facturen in te dienen. Dit wordt echter gezien als een tussenoplossing: op termijn verwacht de Belgische overheid dat alle leveranciers een Peppol access point gebruiken voor hun e-facturatie.

Peppol en Mercurius: verplicht voor overheidsopdrachten

Vanaf 1 januari moeten alle leveranciers die zaken doen met de Belgische overheid hun facturatie via Peppol en Mercurius laten verlopen. Dit geldt voor alle overheidsdiensten en e-procurement, van de federale tot de Vlaamse overheid. Ook bij internationale overheidsopdrachten wordt Peppol steeds vaker als standaard gebruikt.

Bij het opstellen van een factuur via Peppol moet je steeds het correcte ondernemingsnummer van de ontvanger vermelden. Dit zorgt ervoor dat de factuur correct wordt verwerkt in het Mercurius-platform.

adminbuddy helpt je bij je elektronische facturatie

Bij adminbuddy ondersteunen we bedrijven bij de overstap naar elektronische facturatie via Peppol en Mercurius. We helpen je met de implementatie van een Peppol access point en zorgen ervoor dat je facturen correct worden ingediend. Zo hoef jij je geen zorgen te maken over complexe administratieve processen en kan je je focussen op je corebusiness.

Wil je weten hoe je jouw e-facturatie kan optimaliseren? Neem dan contact op met adminbuddy en ontdek hoe wij je kunnen helpen om efficiënt en zonder zorgen je facturen via Peppol en Mercurius te versturen.