Een probleem dat zich vaak voordoet: je administratie groeit mee met je onderneming, maar je blijft facturen manueel opmaken en via e-mail versturen. Dat kost je tijd, zorgt voor fouten en vertraagt de betaling. Nu elektronische facturatie via Peppol binnenkort verplicht wordt, stellen veel ondernemers zich de vraag: hoeveel kost dat eigenlijk? In dit artikel ontdek je alles over de Peppol kostprijs en wat je ervoor terugkrijgt.
Wat bepaalt de Peppol kostprijs voor jouw onderneming?
De kostprijs van Peppol hangt af van een aantal factoren. Eerst en vooral is er de manier waarop je je aansluit op het Peppol-netwerk. Werk je met een bestaand boekhoudpakket dat al een koppeling heeft? Dan is de kans groot dat de integratie weinig tot niets extra kost. Sommige softwareleveranciers rekenen wel een kleine toeslag voor het activeren van de koppeling of voor elk document dat je verzendt.
Daarnaast speelt ook het volume van je e-facturen een rol. Verstuur je maar enkele facturen per maand, dan zijn er vaak gratis of goedkope oplossingen beschikbaar. Heb je dagelijks uitgaande en inkomende facturen, dan heb je meer baat bij een formule met een maandabonnement of een bundelprijs. Tot slot is er de vraag of je enkel wil verzenden via Peppol of ook wil ontvangen. Niet elk softwarepakket ondersteunt beide opties standaard, en dat kan de kostprijs mee bepalen.
Belangrijk om te weten: vanaf 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle Belgische ondernemingen. Je zal je facturen digitaal en volgens een vast formaat moeten versturen. Door nu al werk te maken van de overstap, vermijd je last-minute stress of extra kosten.
Is Peppol gratis of betalend?
Peppol zelf is een open netwerk. Je registratie als onderneming is gratis, maar het gebruik ervan hangt samen met de software of dienstverlener die je kiest. Sommige leveranciers bieden Peppol standaard aan binnen hun softwarepakket, al dan niet inbegrepen in de prijs. Andere rekenen een extra bedrag per maand of per factuur.
Er zijn ook gratis versies beschikbaar, vooral voor kleine vennootschappen of zelfstandigen met een beperkt facturatievolume. Die basisoplossingen zijn handig als je bijvoorbeeld alleen naar de overheid moet factureren, maar ze bieden vaak minder flexibiliteit of ondersteuning.
Voor intensiever gebruik kies je best voor een pakket met abonnement. Dat brengt softwarekosten met zich mee, maar je krijgt er wel meer functies, stabiliteit en opvolging voor in de plaats. Sommige abonnementskosten zijn bovendien tijdelijk fiscaal voordelig dankzij de verhoogde aftrek voor digitale investeringen.
Welke kosten komen er kijken bij een Peppol access point?
Een Peppol access point is de tussenpartij die jouw uitgaande facturen verzendt en ontvangt via het beveiligde netwerk. Je kan zo’n toegangspunt gebruiken via je boekhoudsoftware of via een aparte dienstverlener. In de meeste gevallen zit het toegangspunt geïntegreerd in je facturatiesysteem.
De kosten kunnen variëren. Sommige toegangspunten zijn gratis voor beperkt gebruik, andere werken met een vast maandelijks bedrag of een prijs per verzonden document. Voor grotere ondernemingen bestaan er op maat gemaakte formules, waarbij je ook ondersteuning krijgt bij de opstart, integratie en opvolging. Als je werkt met buitenlandse leveranciers of klanten, of als je complexe btw-structuren hebt, is het extra belangrijk dat je toegangspunt voldoet aan de regelgeving. In dat geval kies je best voor een professionele partij met ervaring in internationale elektronische facturatie.
Via adminbuddy ben je voor minder dan 500 euro al volledig Peppol-proof, inclusief softwarelicentie, advies en installatie. In veel gevallen is geen dure overstap nodig, zeker als je huidige software al compatibel is. Adminbuddy onderzoekt dat graag voor je, en indien nodig regelen we alles van A tot Z.
Wat bespaar je tegenover klassieke facturatie?
De overstap naar Peppol vraagt een kleine investering, maar die betaalt zich snel terug. Digitale facturatie bespaart je tijd, verlaagt de kans op fouten en versnelt je betalingscyclus. Je hoeft geen papieren meer af te drukken, te scannen of op te volgen. Alles verloopt automatisch, veilig en in een gestructureerd formaat.
Je klant ontvangt je factuur sneller en kan ze vlot verwerken in zijn boekhouding. Daardoor wordt je vaak sneller betaald, zonder dat je hoeft te herinneren of manueel te controleren. Ook voor inkomende facturen werkt het systeem vlot: ze worden automatisch ingelezen en klaargezet voor verwerking. Dat maakt je administratie efficiënter en betrouwbaarder.
Voor veel ondernemingen wegen de rechtstreekse kosten van een Peppol-oplossing niet op tegen de besparing in tijd, personeel en papier. Zeker nu factureren via Peppol vanaf 1 januari 2026 verplicht wordt, loont het om nu al over te schakelen.
Schakel adminbuddy in voor een vlotte overstap naar Peppol
Elektronische facturatie via Peppol is de toekomst. Maar die overstap moet goed gebeuren. Adminbuddy helpt je bij elke stap: van registratie tot activatie, van softwarekeuze tot praktische toepassing. We zoeken samen met jou naar een oplossing die past bij je onderneming, je software en je noden.
Wil je weten hoeveel Peppol je zou kosten in jouw situatie? Mail ons via hello@adminbuddy.be of bel naar 03 535 12 35. We helpen je graag verder met duidelijke antwoorden en begeleiding op maat.
