Bij veel zelfstandigen zien we hetzelfde probleem terugkeren: de administratie stapelt zich op, de facturen blijven liggen en de btw-aangifte komt altijd op het laatste moment. Dat zorgt voor stress en onzekerheid. Zeker als je je administratie zelf probeert te doen. Gelukkig bestaan er digitale oplossingen die je het leven een pak eenvoudiger maken. Exact Online is zo’n hulpmiddel. Het is een online programma waarmee je op een overzichtelijke manier je boekhouding kan beheren, zonder ingewikkelde systemen of verwarrende tabellen. In deze handleiding tonen we hoe je ermee begint, wat de mogelijkheden zijn en hoe je ermee samenwerkt met je boekhouder.
Wat is Exact Online en voor wie is het bedoeld?
Exact Online is een digitale toepassing waarmee je je administratie en boekhouding volledig online kan beheren. Alles wordt bewaard in de cloud, waardoor je altijd toegang hebt tot je gegevens, of je nu op kantoor zit, onderweg bent of thuis werkt. De software is speciaal gemaakt voor zelfstandigen, vrije beroepen en kleine ondernemingen. Je hoeft geen boekhouder te zijn om ermee te kunnen werken. Het programma begeleidt je stap voor stap en biedt een duidelijke structuur. Exact Online is ook geschikt voor ondernemers die samenwerken met een boekhouder. Dankzij de gedeelde toegang kunnen beiden tegelijk werken in hetzelfde dossier, wat dubbel werk en fouten vermijdt.
Hoe maak je een account aan in Exact Online?
Om met Exact Online te beginnen, moet je eerst een gebruikersprofiel aanmaken. Dat gebeurt volledig via hun website en neemt maar enkele minuten in beslag. Je vult je naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens in. Vervolgens kies je een wachtwoord en bevestig je je registratie via e-mail. Daarna word je automatisch doorgestuurd naar je online omgeving, waar je je onderneming kan instellen. Je krijgt de mogelijkheid om te kiezen tussen verschillende formules, naargelang de grootte van je zaak en welke functies je nodig hebt. Tijdens de eerste opstartbeurt krijg je duidelijke aanwijzingen, zodat je meteen goed vertrokken bent en geen belangrijke stappen mist.
Hoe stel je je boekhouding in?
Na de registratie moet je je boekhouding juist instellen. Dat is belangrijk om fouten te vermijden en om later vlot te kunnen werken. Begin met je ondernemingsgegevens in te vullen: naam, adres, btw-nummer en bankrekening. Kies vervolgens het boekjaar waarin je werkt en bepaal je standaardinstellingen, zoals de betalingsvoorwaarden en de gebruikte btw-tarieven. Als je al met een ander systeem werkte, kan je je beginbalans invoeren zodat je verder werkt vanaf de juiste cijfers. Je kan ook je bankrekening koppelen zodat transacties automatisch binnenkomen in je boekhouding. Zo moet je niet alles zelf ingeven en verlies je geen tijd aan dubbel werk.
Hoe maak en verzend je facturen?
Facturen aanmaken in Exact Online gaat snel en zonder gedoe. Je kiest een klant uit de lijst of vult een nieuwe in, vult het bedrag en de omschrijving in, en bevestigt. De factuur wordt automatisch ingeboekt en kan meteen via e-mail verzonden worden. Je hoeft geen apart programma te gebruiken om je documenten te verzenden. Je kan je facturen ook vormgeven zoals je wil: met je eigen logo, kleuren en stijl. Het systeem houdt bij welke facturen nog openstaan en stuurt herinneringen als je klant niet tijdig betaalt. Zo behoud je het overzicht en hoef je zelf minder op te volgen.
Hoe werk je samen met je boekhouder via Exact Online?
Eén van de grootste voordelen van Exact Online is de mogelijkheid om vlot samen te werken met je boekhouder. Je hoeft geen documenten meer te exporteren of per post te bezorgen. In plaats daarvan geef je je boekhouder toegang tot je digitale omgeving. Zo kan hij of zij meevolgen, opmerkingen geven en bijsturen waar nodig. Jij behoudt het overzicht, en je boekhouder werkt met de juiste gegevens. Je kan ook instellen welke rechten je geeft: enkel raadplegen of volledig bewerken. Deze samenwerking zorgt ervoor dat je administratie altijd klopt en dat je minder fouten maakt, zonder dat je alles zelf hoeft op te volgen.
adminbuddy helpt je graag bij de opstart van je boekhouding met Exact Online. Wij begeleiden je van het eerste scherm tot je eerste factuur en zorgen dat alles correct staat. Zo begin je zonder zorgen. Stuur gerust een bericht naar hello@adminbuddy.be of bel naar 03 535 12 35 voor persoonlijk advies.
Veelgestelde vragen over boekhouden met Exact Online
Kan ik mijn gegevens van een ander boekhoudprogramma overzetten naar Exact Online?
Ja, je kan je bestaande gegevens importeren. adminbuddy helpt je bij die overstap, zodat alles correct en volledig wordt overgezet.
Moet ik extra betalen voor de mobiele app van Exact Online?
Nee, de mobiele toepassing is inbegrepen in je abonnement. Je kan ermee werken op je smartphone of tablet, waar je ook bent.
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een verkeerde boeking doe?
Je kan foutieve boekingen eenvoudig aanpassen of verwijderen zolang ze niet zijn afgesloten. Twijfel je? Dan kijken we het samen na.
Is Exact Online ook geschikt voor eenmanszaken in bijberoep?
Zeker. Voor kleinere ondernemingen of zelfstandigen in bijberoep is er een formule die perfect aansluit bij je noden, zonder dat je betaalt voor functies die je niet gebruikt.
