E-facturatie wordt binnenkort geen keuze meer, maar een verplichting. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige ondernemingen in België elektronische facturen via Peppol verzenden wanneer ze factureren aan andere bedrijven. Daarmee komt er een einde aan het klassieke factureren met pdf-bestanden via e-mail.

Wat betekent dit concreet voor jou als ondernemer? Adminbuddy zet het helder op een rij.

Wat is elektronische facturatie?

Elektronische facturatie – ook wel e-invoicing genoemd – is het verzenden van gestructureerde elektronische facturen tussen twee systemen, zonder manuele tussenkomst. Je factuur vertrekt in een digitaal formaat, wordt automatisch verwerkt bij je klant en komt correct terecht in diens boekhoudsysteem.

Belangrijk: een pdf is geen elektronische factuur volgens de nieuwe regels. Enkel gestructureerde elektronische facturen die via een erkend kanaal zoals Peppol verstuurd worden, voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Vanaf wanneer wordt e-facturatie verplicht?

Vanaf 1 januari 2026 moeten álle btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen elektronisch verzenden. Dat betekent dat je niet alleen aan overheden elektronisch moet factureren – wat nu al verplicht is – maar ook aan andere bedrijven en leveranciers.

Deze verplichting geldt bovenop de bestaande regels en maakt deel uit van de bredere digitale hervorming die de overheid sinds 2024 in gang heeft gezet. In 2025 zal je wellicht al de eerste voorbereidingen moeten treffen om tegen 2026 volledig in orde te zijn.

Voordelen verplichte e-facturatie vanaf 2026

De overstap naar gestructureerde elektronische facturen zorgt voor:

  • Minder fouten bij het verwerken van de facturen

  • Snellere betalingen dankzij automatische verwerking

  • Meer veiligheid en transparantie bij verzending

  • Efficiëntere samenwerking tussen leveranciers, klanten en boekhouders

Kortom: elektronische facturatie zorgt voor minder papierwerk en meer tijd voor je eigen zaak.

Hoe bereid je je voor op deze verplichting?

E-invoicing lijkt misschien technisch of ingewikkeld, maar met het juiste stappenplan ben je snel vertrokken:

1. Controleer of je aan deze verplichting moet voldoen

De verplichting geldt voor btw-plichtige ondernemingen. Vrijgestelde activiteiten of forfaitaire btw-regelingen kunnen buiten schot blijven. Er zijn ook nog enkele andere uitzonderingsregels. Contacteer ons en kom te weten of e-invoicing verplicht is voor jouw uitgaande facturen.

2. Kies software die Peppol ondersteunt

Je hebt een systeem nodig dat elektronische facturen kan aanmaken en verzenden via Peppol. Weet je niet welke software bij jouw onderneming past? Adminbuddy adviseert je.

3. Laat je registreren op het Peppol-netwerk

Via een access point krijg je toegang tot het Peppol-netwerk. Dit gebeurt niet automatisch – wij regelen dat volledig voor je.

4. Zorg voor de technische koppeling

Tussen je boekhoudsoftware en Peppol moet alles technisch correct ingesteld zijn. Zo vermijd je fouten en frustratie. Adminbuddy neemt dit volledig uit handen.

5. Test en leer werken met e-invoicing

We begeleiden je stap voor stap zodat je vlot digitale facturatie kan aanmaken, verzenden en ontvangen.

Waarom kiezen voor adminbuddy?

Bij adminbuddy houden we het graag eenvoudig. We zorgen voor:

  • Een duidelijk traject van analyse tot installatie

  • Advies op maat van jouw onderneming

  • Ondersteuning bij de keuze en implementatie van software voor B2B of B2G elektronische fat

  • Heldere uitleg zodat je zelfstandig verder kan

En goed nieuws: de investeringen die je doet om je facturatieproces te digitaliseren zijn tot eind 2027 fiscaal 120% aftrekbaar voor eenmanszaken en kmo’s.

Klaar voor de overstap naar e-facturen?

Elektronisch factureren wordt de nieuwe norm. Wacht dus niet tot het laatste moment om je voor te bereiden. Hoe sneller je overschakelt op gestructureerde elektronische facturatie, hoe meer tijd en kosten je bespaart.

Wil je vlot en zonder zorgen starten met e-facturatie via Peppol?