In de bedrijfswereld komt het vaak voor dat facturen achteraf aangepast moeten worden. Misschien heb je een fout gemaakt in de factuur, zoals een verkeerd artikel of een foutief bedrag, of stuurt je klant goederen terug. In zulke situaties is een creditnota, ook wel creditfactuur genoemd, de oplossing. Maar hoe stel je een creditnota correct op? Met deze vijf simpele stappen maak je zelf een correcte creditnota en houd je je administratie op orde.
Stap 1: Verzamel de gegevens van de originele factuur
Begin met het verzamelen van de gegevens van de originele factuur die je wilt corrigeren. Denk hierbij aan het factuurnummer, de factuurdatum en de klantgegevens. Een creditnota verwijst altijd naar een specifieke factuur, dus zorg voor een duidelijke verwijzing naar het document dat je wilt crediteren.
Stap 2: Vermeld de basisinformatie
Vermeld bovenaan duidelijk het woord ‘CREDITNOTA’. Zorg ervoor dat deze nota een uniek nummer krijgt binnen je factuurnummering en noteer de uitgiftedatum. Naast het unieke nummer en de uitgiftedatum zijn ook de bedrijfs- en klantgegevens essentieel.
Stap 3: Bereken het bedrag van de creditnota
Het creditbedrag moet overeenkomen met dat van de originele factuur dat je wilt kwijtschelden. Dit bedrag moet als negatief getal worden weergegeven, met een minteken ervoor. Vermeld zowel het bedrag exclusief btw als het btw-bedrag apart, zodat duidelijk is welk bedrag jouw klant niet hoeft te betalen of eventueel terugbetaald krijgt.
Stap 4: Vermeld de btw en voeg een verplichte vermelding toe
Net zoals bij een gewone factuur, moet je op een creditnota het btw-tarief en -bedrag vermelden. Voeg ook de volgende vermelding toe: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht.” Dit is belangrijk voor de juiste verwerking van de btw in je administratie en om aan de vereisten van de belastingdienst te voldoen.
Stap 5: Verstuur de creditnota en verwerk deze in je administratie
Nadat de creditnota volledig en correct is opgesteld, stuur je deze naar je klant. Zorg ervoor dat je een kopie bewaart en de creditnota zorgvuldig verwerkt in je administratie. Zo blijft je boekhouding altijd in overeenstemming met de uitgereikte documenten.
Hulp nodig bij het opstellen van een creditnota?
Adminbuddy kan je helpen bij het correct opstellen en verwerken van creditnota’s in je administratie. Heb je vragen of wil je meer advies? Neem gerust contact op met Adminbuddy op 03 535 12 35 of via e-mail naar hello@adminbuddy.be.
Veelgestelde vragen over een creditnota maken
Wanneer moet je een creditnota opstellen?
Een creditnota stel je op als er fouten zijn gemaakt in een eerdere factuur, zoals een verkeerde prijs, of wanneer een klant goederen terugstuurt.
Kan je een factuur aanpassen zonder een creditnota?
Nee, zodra een factuur is verstuurd, mag je deze niet zomaar aanpassen. Een creditnota is nodig om correcties officieel vast te leggen.
Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
Als een klant niet betaalt, maak je geen creditnota. In dat geval moet je de btw via de belastingdienst terugvorderen en de onbetaalde factuur documenteren.
