Als ondernemer wil je geen tijd verspillen aan boekhouding en facturatie, maar je wilt wel grip houden op je financiën. Hoe je dat doet? Door je facturatieproces te optimaliseren met facturatiesoftware. Een facturatieprogramma biedt jou en je boekhouder een naadloos samenwerkingsplatform. Eenmaal je de software in gebruik hebt genomen kan je je facturatieproces moeiteloos automatiseren.

Facturatie-software: Kies de juiste oplossing

Er zijn veel verschillende facturatieprogramma’s op de markt. Ze hebben allemaal hun eigen functies en voordelen. Hoe weet je wat het beste facturatieprogramma is voor jou? Hier zijn enkele tips om je te helpen:

  • Analyseer je behoeften: Bepaal eerst wat je precies nodig hebt van een facturatiesoftware. Hoeveel facturen verstuur je per maand? In welke talen wil je factureren? Wil je periodiek kunnen factureren?
  • Vergelijk de functies: Kijk welke functies de verschillende softwarepakketten bieden. Kies een software die aansluit bij jouw behoeften.
  • Let op gebruiksvriendelijkheid: Kies een software die eenvoudig en intuïtief is in gebruik. Zo bespaar je tijd en frustratie.
  • Integratie met boekhoudsoftware: Zorg dat je facturatiesoftware goed kan samenwerken met je boekhoudsoftware. Zo vermijd je dubbel werk en fouten. Overleg eventueel met je boekhouder als je zelf geen boekhoudsoftware gebruikt.
  • Integratie met andere software: Kijk ook of je facturatiesoftware kan koppelen met andere software die je gebruikt. Bijvoorbeeld, als je urenregistratie software hebt, kan het handig zijn om die te koppelen aan je facturatiesoftware. Als je een webshop hebt, kan het handig zijn om automatisch een factuur te genereren bij elke bestelling.
  • Kijk naar de prijs: Vergelijk de prijzen van de verschillende softwarepakketten. Kies het beste facturatieprogramma dat binnen je budget past.
  • Kies een betrouwbare facturatie oplossing met een goede reputatie: Doe wat onderzoek en lees recensies. Neem de tijd om de software grondig te begrijpen voordat je begint te factureren.

 

Je kan op elk moment starten met facturatiesoftware, maar het is verstandig om te wachten tot het begin van een nieuw kwartaal of boekjaar. Dat maakt de overgang makkelijker.

Populaire facturatie tools

De populairste facturatieprogramma’s op de Belgische markt zijn onder andere Billit en Yuki. Deze programma’s hebben verschillende functies voor facturatie, zoals periodiek factureren, betalingsherinneringen en bankkoppelingen. Er zijn ook andere programma’s die meer dan alleen facturatie aanbieden, zoals Octopus en Exact Online. Deze programma’s hebben uitgebreide functies voor boekhouding, CRM, voorraadbeheer en rapportage.

Facturatieprogramma’s vergelijken: Yuki vs. Billit

We zetten een aantal van de belangrijkste functies van Yuki en Billit op een rijtje:

  • Offertes, facturen en creditnota’s opstellen en versturen
  • Versturen via e-mail, post of Peppol
  • Klanten, producten, voorraad en leveranciers online beheren
  • Aankoopfacturen en bonnetjes digitaliseren en importeren via mail, pdf, UBL of smartphone app
  • Documenten omzetten in digitale documenten met intelligente snelle invoer
  • Bank koppelen, betalingscontrole en herinneringen automatiseren
  • Inzicht in financiële situatie en rapporteringsmogelijkheden
  • Online archief en delen met boekhouder

 

Adminbuddy Jasna zegt: “Eigenlijk biedt Billit grosso modo dezelfde functies als Yuki, waaronder het maken van facturen en offertes en een bankkoppeling om betalingen te controleren. Beide programma’s bieden een snelle opstart en minimale administratieve rompslomp. Ze hebben eenvoudige, gebruiksvriendelijke interfaces, maar ik vind de overzichtspagina’s in Billit duidelijker dan in Yuki. Billit heeft ook lage instapkosten voor bedrijven die weinig facturen verwerken.”

Yuki heeft een vast tarief voor onbeperkte facturen. De prijs van Billit hangt af van het aantal facturen dat je per maand verwerkt, de prijs stijgt naarmate je meer facturen verwerkt.

Over het algemeen is Billit de goedkoopste oplossing voor bedrijven die weinig facturen verwerken en is Yuki voordeliger als je veel facturen verwerkt. Een mogelijke manier om de prijzen van Yuki en Billit goed te vergelijken is om te kijken naar de kosten per factuur. Die kan je berekenen door het maandelijkse tarief te delen door het aantal facturen dat je elke maand verwerkt.

Boekhoudprogramma’s vergelijken: Octopus vs. Exact Online

De programma’s zoals Octopus en Exact zijn uitgebreider dan Yuki en Billit. Het zijn online boekhoudsoftwares met CRM die je helpen om je administratie en financiën volledig te beheren. Met deze programma’s kun je facturatie regelen, maar ook boekhouding doen.

  • Boekhouden
  • Factureren
  • CRM
  • Bankkoppelingen
  • Online samenwerken met accountant of boekhouder
  • Btw-aangifte en opgaaf ICP

 

Adminbuddy Jasna zegt: “Exact Online is een uitgebreid boekhoudpakket dat alle mogelijkheden biedt van Octopus en nog veel meer. Meestal wordt dit gebruikt bij grotere bedrijven waar ook intern de boekhouding wordt gedaan, kleinere bedrijven hebben er niet zo veel aan.”

De prijzen van Octopus en Exact Online zijn moeilijk te vergelijken. De prijzen van Octopus liggen lager dan die van Exact Online, maar Exact Online biedt meer features en mogelijkheden.

Facturatie automatiseren: zo doe je dat

Eenmaal je een geschikt facturatieprogramma hebt gekozen, kan je naar automatische facturatie evolueren. Hier zijn enkele stappen om te automatiseren:

  • Kies voor digitale facturatie: Papieren facturen zijn niet alleen slecht voor het milieu, maar ook voor je efficiëntie. Ze nemen kastruimte in beslag, ze kunnen verloren gaan en ze vereisen meer administratieve handelingen. Digitale facturen daarentegen zijn makkelijker te versturen, ontvangen, verwerken en archiveren. Er zijn drie soorten digitale facturen: ingescande papieren facturen, digitale facturen in PDF- of Word-formaat en e-facturen. E-facturen, zoals UBL (Universal Business Language), zijn het meest geschikt voor automatisering. Ze worden direct ingelezen in je boekhoudsoftware, waardoor je geen gegevens meer hoeft over te typen of te controleren. Dit versnelt de betaling en vermindert de kans op fouten.
  • Stel periodieke facturen in: Lever je regelmatig dezelfde dienst of product aan een bepaalde klant? Dan kan je periodieke facturen instellen. Deze worden automatisch verstuurd op een vast moment, bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal. Zo hoef je niet steeds dezelfde factuur op te maken en te versturen, en voorkom je dat je een factuur vergeet.
  • Verstuur automatische betalingsherinneringen: Niets is zo vervelend als een klant die niet op tijd betaalt. Gelukkig kan je met sommige facturatieprogramma’s automatische betalingsherinneringen versturen. Deze worden verstuurd als een factuur nog niet betaald is na een bepaalde termijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen. Zo hoef je zelf geen mails of brieven te schrijven, en vergroot je de kans dat je klant alsnog betaalt.

 

Met een robuuste facturatietool kan je je inkomsten, kosten en bedrijfsresultaten nauwlettend volgen. Er is wel één belangrijke voorwaarde: Je moet uitgaande facturen tijdig versturen en inkomende facturen snel uploaden, ook als je nog papieren facturen en betaalbewijzen ontvangt. De meeste tools bieden de mogelijkheid om een foto van een factuur of kassaticket te uploaden. Doe dit onmiddellijk, dan vergeet je het niet.

Wil je je facturatie automatiseren, maar weet je hoe eraan te beginnen? Neem dan contact op met adminbuddy. Wij zijn gespecialiseerd in het optimaliseren van administratieve processen voor kleine en middelgrote ondernemingen. Wij helpen je graag om een geschikt facturatieprogramma te gebruiken dat past bij jouw behoeften en wensen. Vraag nu een vrijblijvend gesprek aan.