Hoe kan je je ideale klant beter leren kennen en die gemakkelijker verleiden met je (nieuwe) producten of diensten? Met een degelijke klantendatabase! In een klantendatabase sla je allerlei gegevens van klanten op, zoals contactinformatie, aankoopgeschiedenis en voorkeuren.

In deze blogpost ontdek je:

  • Hoe een klantendatabase je helpt om je bedrijf te professionaliseren
  • Hoe je met een klantendatabase je administratie en marketing kan verbeteren
  • Hoe je een klantendatabase kan opzetten

Het belang van een georganiseerde klantendatabase

Een klantendatabase aanleggen en optimaliseren, is een slimme zet. Het biedt bedrijfsvoordelen in overvloed, zoals:

1. Je kan klantgerichter werken: Als je gedetailleerde informatie over je klanten hebt, kan je hen beter begrijpen en makkelijker inspelen op hun behoeften. Je kan je diensten en producten afstemmen op dat wat ze willen en verwachten. Misschien kan je zelfs gaan personaliseren. Zo verhoog je de klanttevredenheid en loyaliteit, en dus ook de omzet.

2. Je hebt snel toegang tot alle klantinformatie: Met een klantendatabase beheer je al je klantinformatie op één plek. Je medewerkers kunnen er snel aan en ze kunnen gemakkelijk zelf gegevens bijwerken. Het geeft ook snel inzicht in de “reis” van de klant (customer journey), waardoor iedereen snel en gepast kan reageren op vragen en feedback van klanten.

3. Je kan administratieve taken automatiseren: Klantenbeheersystemen laten je toe om repetitieve taken te stroomlijnen en processen zoals follow-up mails, orderverwerking, facturatie en klantensupport te automatiseren.

4. Je kan beter analyseren en rapporteren: Met een klantendatabase kan je gestructureerde gegevens verzamelen die je kan gebruiken voor rapportage en analyse. Je kan bijvoorbeeld trends in kaart brengen. Of ineens opportuniteiten zien om aanvullende producten of diensten bij bestaande klanten te promoten.

5. Je marketing en communicatie wordt doelgerichter: Met een goed opgebouwde klantendatabase kan je gerichte marketing- en communicatiecampagnes opzetten. Als je je klantenbestand segmenteert op basis van demografische gegevens, aankoopgeschiedenis of gedrag, dan kan je ervoor zorgen dat de klant die aanbieding ontvangt die hem of haar het meeste zal aanspreken. Dat is veel effectiever dan algemene marketingbenaderingen.

Een georganiseerde klantendatabase is dus meer dan alleen een verzameling van gegevens. Het is een stevig hulpmiddel om je bedrijf te laten groeien en je klanten tevreden te houden. Als je nog geen klantendatabase hebt, of als je je huidige database wilt verbeteren, dan is het zeker de moeite waard om daarin te investeren.

Klantrelatiebeheer (CRM) systemen en hun voordelen

Er zijn verschillende softwarepakketten om je klantgegevens op te slaan, te beheren en te analyseren. Excel is een bekend en veelgebruikt programma, maar het wordt al snel onoverzichtelijk bij grote hoeveelheden data. Bovendien is het niet geschikt voor complexe database managementtaken. Access is krachtiger dan Excel, maar je hebt meer technische kennis nodig om het te gebruiken.

In tegenstelling tot Excel en Access, zijn CRM-systemen speciaal ontworpen voor klantrelatiebeheer. Met een CRM-systeem kan je:

  • Je klantgegevens opslaan, raadplegen en analyseren
  • Je klanten segmenteren, personaliseren en optimaliseren
  • Je verkoop-, marketing- en serviceprocessen automatiseren
  • Je klanttevredenheid verhogen en je bedrijfsresultaten verbeteren

 

CRM-systemen hebben vaak uitgebreide functies en kunnen gekoppeld worden aan andere systemen, zoals een ERP (Enterprise Resource Planning). Met een ERP kan je je bedrijfsprocessen over de hele breedte standaardiseren en automatiseren.

Er zijn veel CRM-systemen op de markt, elk met hun eigen kenmerken, voordelen en prijzen. Hier zijn enkele populaire CRM-systemen in België:

  • Teamleader Focus: Dit is een gebruiksvriendelijke en flexibele CRM-oplossing voor kleine kmo’s. Het combineert klantenopvolging, projectmanagement en facturatie in één tool. Het is ook goed geïntegreerd met Microsoft Office-producten.
  • Salesforce: Dit is een wereldwijd bekende en gebruikte CRM-oplossing. Het is een cloudgebaseerde oplossing die je toegang en flexibiliteit geeft om je klantgegevens overal en altijd te beheren. Het biedt ook automatisering van verkoop-, marketing- en serviceprocessen. Het is een krachtig en veelzijdig systeem dat geschikt is voor grote bedrijven. Voor kleine bedrijven is er Salesforce Essentials met verkoopfunctionaliteiten en opties voor klantenservice.
  • Hubspot CRM: HubSpot biedt een gratis CRM-platform dat geschikt is voor kleine bedrijven. Het is gebruiksvriendelijk en biedt functies voor contactbeheer, deals, e-mail integratie en meer. Het systeem heeft ook krachtige rapportagemogelijkheden.
  • Silvasoft CRM: Dit is een CRM-systeem dat veel functionaliteiten biedt voor een lage prijs. Je kan kiezen uit verschillende modules, zoals voorraadbeheer, projectmanagement, boekhouden, tijdregistratie, etc. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt.
  • Zoho CRM: Zoho CRM heeft verschillende prijsopties, waaronder een gratis versie voor kleine teams. Het biedt automatiseringen voor verkoop, contactbeheer, rapportage en analytics.

 

Dit zijn maar een paar voorbeelden van CRM-systemen in België. Je kan zelf kijken welk systeem het beste bij je past, afhankelijk van je behoeften en voorkeuren. Hoe dan ook is een CRM-systeem een investering die zich zal terugbetalen in de vorm van een betere klantrelatie en een hogere omzet.