In het hedendaagse bedrijfsleven is de administratieve last vaak een struikelblok voor vele ondernemers. Veel zelfstandigen ervaren administratie als een noodzakelijk kwaad dat hen weghoudt van hun werkelijke passie: het laten groeien van hun bedrijf. Freelance administratieve ondersteuning kan hierbij helpen. Maar waarvoor kan je dergelijke ondersteuning precies inschakelen?

Bij welke taken kan een freelance administratief medewerker helpen?

Een administratieve freelancer kan veel van jouw administratieve taken op zich nemen om je bedrijf efficiënter en productiever te maken. Hieronder een greep uit taken waarbij een freelance administratief medewerker kan helpen:

  • Agendabeheer: Organiseren en beheren van je agenda, plannen van afspraken, vergaderingen en evenementen.
  • E-mailbeheer: Filteren, sorteren en beantwoorden van e-mails, en het opstellen van standaard correspondentie.
  • Documentenbeheer: Creëren, formatteren, redigeren, en organiseren van zakelijke documenten zoals brieven, rapporten, en presentaties.
  • Gegevensinvoer: Invoeren en bijwerken van gegevens in databases of spreadsheets, en zorgen voor nauwkeurigheid en actualiteit van de informatie.
  • Opmaak van offertes en contracten: Voorbereiden, opstellen, en aanpassen van offertes en contracten voor klanten en leveranciers.
  • Beheer mobiliteit: Beheren van zaken gerelateerd aan bedrijfsvoertuigen, zoals leasingcontracten, tankkaarten, en schadedossiers.
  • Opzetten en ondersteunen van evenementen: Helpen bij de organisatie van zakelijke evenementen, conferenties, of teambuildingactiviteiten.
  • Digitaliseren en move to cloud: Ondersteunen bij de digitalisering van papieren documenten en het overzetten van bedrijfsprocessen naar cloudgebaseerde systemen.
  • Facturatie: Aanmaken, versturen, en opvolgen van facturen, alsook het beheren van betalingen en herinneringen.
  • Debiteurenbeheer: Opvolgen van openstaande facturen, communiceren met laatbetalers, en bijhouden van de betalingsstatus.
  • Opvolging wanbetalers: Implementeren van procedures voor het opvolgen van wanbetalingen en onderhandelen over betalingsregelingen.
  • Verwerking onkosten: Inboeken en verifiëren van onkostennota’s, en zorgen voor correcte terugbetalingen.
  • Voorbereiding boekhouding: Assisteren bij de voorbereiding van documenten voor de boekhouding, zoals inkooporders, verkooporders, en bankafschriften.
  • Afstemming boekhoudkantoor: Fungeren als schakel tussen het bedrijf en het boekhoudkantoor voor een vlotte communicatie en informatie-uitwisseling. Zowel op gebied van opvolging en afwerking.
  • Postverwerking: Beheren en distribueren van binnenkomende en uitgaande post, inclusief het archiveren van belangrijke correspondentie.
  • Digitaal archiveren: Helpen bij digitaliseren en archiveren. Wij kunnen op korte tijd enorm veel administratie verwerken.
  • Klantenservice ondersteuning: Bieden van administratieve ondersteuning aan de klantenserviceteam, zoals het opvolgen van klantvragen en -klachten.
  • Voorraadbeheer: Helpen bij het bijhouden van kantoorbenodigdheden, het plaatsen van bestellingen, en het beheren van voorraadniveaus.
  • Personeelsadministratie: Assisteren bij HR-gerelateerde taken, zoals het bijhouden van personeelsdossiers, verlofregistratie, en voorbereiding van arbeidsovereenkomsten.
  • Telefonie: Binnenkomende telefoontjes opnemen, afspraken in plannen, of cold calling naar potentiële klanten

Wat zijn de voordelen van tijdelijk administratieve hulp inschakelen?

Het antwoord is veelzijdig. Ten eerste biedt het een kostenefficiënte oplossing om je administratie op orde te houden zonder een voltijdse werknemer aan te werven. Daarnaast geniet je van de flexibiliteit om expertise in te roepen precies wanneer je bedrijf dit nodig heeft en krijg je toegang tot een breed scala aan gespecialiseerde vaardigheden die je intern misschien mist. 

Freelance administratieve ondersteuning nodig?

Met adminbuddy haal je een partner in huis die niet alleen de last van de administratie van je schouders neemt maar je ook meer ruimte biedt om te ademen en te focussen op wat echt telt: het uitbouwen van je bedrijf. Onze freelance administratie experts zijn bedreven in hun vak en zorgen er ook voor dat je papierberg vermindert, je cashflow verbetert en je administratieve processen stroomlijnt. Daarbovenop nemen we flexibel opdrachten aan en kunnen we meerdere succesvolle samenwerkingsverhalen voorleggen van kmo’s en zelfstandigen in jouw buurt die wij momenteel al ondersteunen.